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万博网关于举办国际及港澳台地区学术会议的有关规定和申报程序

发布日期: 2017-12-15

为了进一步规范我校举办国际及港澳台地区学术会议的审批和管理,根据上级有关精神和要求,特规定如下:

第一条    各单位要按照“服务发展、确保重点、规范管理、精简务实”的原则,进一步加强举办国际及港澳台地区学术会议管理,严格执行审批制度。

第二条    对外合作交流处是我校申报国际及港澳台地区学术会议的归口管理单位,负责受理会议的申报和代表学校办理境外代表入境的手续。凡我校各单位,在申请以我校名义举办的国际及港澳台地区学术会议时应首先明确我校为会议的主办者或承办者。

    1. 主办会议:主办单位一般应提前半年向学校对外合作交流处提交国际及港澳台地区学术会议计划表,提前三个月提交会议申报材料。

    2. 承办会议:承办单位应提交主办单位的会议批文和委托函。

各单位要严格控制在华举办国际及港澳台地区学术会议的总量,未经批准不得擅自对外申办或承诺。凡不符合规定、无实质内容的国际及港澳台地区学术会议一律不得举办或承办。各单位要认真研究确定国际及港澳台地区学术会议的主题,不得在同一时间或短时间内举办主题相同或类似的国际会议。以国内议题为主的国际会议,除有专门规定外,应先按照国内会议报批和管理,再就涉外事项按规定报批。 

第三条    根据上级审批制度的有关规定,未经批准,任何学院、部门和单位不得对外申办、承诺举办国际及港澳台地区学术会议;不得以已与外方商妥为理由要求认可和批准;不得为取得外方赞助而同意举办国际及港澳台地区学术会议。经批准同意申办的会议,有关单位在对外申办过程中不得作出超出授权范围的承诺或承担额外的义务。会议主办单位(院、系、所)收到批件后,方可进行筹备工作,但在收到批件之前,暂不许许诺。

会议主办单位应组成相关的学术委员会和组织委员会,会议的学术负责人和组织委员会成员应有相应的学术地位和组织能力,能承担会议的学术活动和具体会务工作。

会议的会务工作,即会议的场地、用车及境内外代表的联系、接送、住宿、用餐等事宜,由主办或承办单位负责落实。

第四条    会议经费一般由主办单位自筹解决,原则上“以会养会”,应收取与会人员的注册费或通过其他渠道争取资助或赞助。各单位应按照部门预算管理程序,在履行相关报批手续后编制会议预算,报财务处审核;如涉及其他部门管理职能,应事先会签相关部门。

各单位在华举办国际及港澳台地区学术会议,不得擅自对外承诺提供任何免费服务。应严格执行经财政部门审核的经费预算及有关在华举办国际及港澳台地区学术会议财务管理办法和支出规定。承办方应当根据会议经费预算总额安排会议议程和接待服务,不得安排非会议内容的接待服务。会议经费由外方全额支付的,我方不再另外安排会议经费补助。

第五条    邀请境外代表参加会议,会议主办单位应在会议两个月前将境外代表有关材料提交对外合作交流处,用于办理来宾来华签证手续。

第六条    一般学术会议,不邀请省、市、校领导出席。如会议规格确实需要的话,会议主办单位应提前至少一个月提出书面申请(附会议开幕式议程、主要代表名单及简历、领导发言稿等)报学校对外合作交流处审核。未经批准,任何单位和个人不得擅自邀请。

第七条    会议结束后,主办或承办单位应在一个月内将会议的文字材料、总结、统计表、重要照片、论文集、到会国内外代表名单等送交对外合作交流处。

会议总结内容应包括:

(1)会议名称、时间、地点、主题、主办单位及与会人员等;

(2)详写会议学术内容,如学科交叉与渗透、万博manbetx下载发现(包括万博manbetx下载事实和万博manbetx下载原理的发现)、新思想、新方向、新方法、新产品、新材料、新实验等,结合会议交流万博manbetx平台,突出重点,侧重创新,注意述评结合;

(3)概括性且有意义的建议、体会、感受等;

(4)篇幅以3000-8000字为宜,可附少量图表,应尽可能将其中的外文译成中文;

 

申报程序:
1.
校内审批程序:

主办或承办单位要提前至少六个月通过OA系统申报,提交会议申请(正文为学院报告,附件为会议申报表)→科研处审批→对外合作交流处审批→校领导审批。

2. 校外审批程序:

对外合作交流处行文,通过OA系统申报,校领导审批同意后出文→福建省万博体育网站厅审批→省万博体育网站厅同意后转报省外办审批(国际及港澳会议)或福建省台办审批(海峡两岸会议)→收到会议批文后,对外合作交流处将批文复印一份给承办单位,原件由对外合作交流处留存。

申报单位提交的材料内容应包括:会议的名称;会议的由来、背景;会议的性质、宗旨、意义;会议召开的时间、地点、人数;会议经费预算(包括经费来源和开支);境外学者名单 (需提供姓名、国籍、单位、职务/职称等基本材料)。